W ramach aplikacji "Sprawozdania jednorazowe", stosownie do posiadanych uprawnień i ról użytkownik może zarządzać sprawozdaniami jako Kierownik kontroli oraz Kontroler.
Użytkownik, któremu zostanie przypisana rola Kierownika kontroli lub Kontrolera, jeżeli nie będzie miał przypisanych innych ról, podczas logowania do aplikacji zostanie automatycznie przekierowany na okno "Lista procesów trwających".
Uwaga! Podczas pracy w roli Kierownik kontroli i Kontroler użytkownik zawsze jest logowany z pełnym zestawem dostępnych formularzy, oznacza to, że podczas logowania nie będzie konieczności wyboru rodzaju formularza.
W oknie dostępne są pozycje Procesy trwające i Procesy zakończone, które wyświetlają listę sprawozdań ograniczoną do sprawozdań przypisanych użytkownikowi.
W ramach menu Procesy trwające na liście sprawozdań dostępne są tylko sprawozdania o statusie nieuzupełnione i nieprzekazane, natomiast w ramach menu Procesy zakończone wyświetlana jest lista sprawozdań, które zostały przekazane.
Na liście procesów trwających i procesów zakończonych użytkownik ma możliwość Przeglądania danych sprawozdań, tylko dla trwających możliwa jest Edycja sprawozdań.
W ramach obu ról dostępne są następujące operacje dla sprawozdań:
| • | Wypełnienie sprawozdania (tylko w kontekście procesy trwające); |
| • | Prezentacja sprawozdania HTML; |
| • | Prezentacja sprawozdania Excel; |
| • | Podpis elektroniczny sprawozdania (tylko w kontekście procesy zakończone); |
| • | Porównanie sprawozdań; |
| • | Historia zmian sprawozdania; |
| • | Niepoprawne reguły w sprawozdaniu; |
| • | Sprawdzenie poprawności reguł; |
| • | Nieuzupełnione komórki w sprawozdaniu; |
| • | Wydruk sprawozdania (ODT). |
Szczegółowy opis wykonania tych operacji znajduje się w rozdziale "Obsługa sprawozdań".
Dodatkowo rola Kierownik kontroli posiada zwiększone uprawnienia. W ramach tej roli w oknie "Lista procesów trwających" dostępne są ikony Dodaj i Usuń, działające tak samo jak w roli Sprawozdania jednorazowe oraz operacja Przekazanie sprawozdania – przekazanie równoznaczne jest z zakończeniem kontroli.
Po użyciu ikony Dodaj należy wykonać czynności analogiczne jak w procesie uzupełniania sprawozdania, tj. wskazanie publikacji, na podstawie której wypełniane będzie sprawozdanie, wskazanie jednostki nadawcy sprawozdania, za którą uzupełniane będzie sprawozdanie oraz zasilenie i wyliczenie wartości komórek sprawozdania. Dodatkowo w ramach tej operacji należy wskazać użytkowników uczestniczących w procesie uzupełniania sprawozdania, posługujących się rolą Kontroler, dla których dane sprawozdanie ma być dostępne. W ten sposób zablokowany zostanie dostęp innym użytkownikom posługującym się rolą Kontroler do danego sprawozdania.
Uwaga! Wskazanie użytkownika uzupełniającego wpływa również na możliwość wypełniania tego sprawozdania w trybie offline. Sprawozdanie pobierane będzie przez Klienta offline, tylko dla użytkowników, którzy zostali do niego przypisani.
Po dodaniu sprawozdania pojawi się ono na liście procesów trwających (o statusie wynikającym z jego wstępnego zasilenia). Jednocześnie sprawozdanie widoczne będzie również dla użytkowników uzupełniających go (przypisanych do sprawozdania).
W przypadku edycji sprawozdania istniejącego, możliwa jest modyfikacja listy osób uczestniczących w wypełnianiu sprawozdania, a także wykonanie ponownego wstępnego zasilenia i wyliczenia komórek sprawozdania.
W ramach dodawania, modyfikacji sprawozdania możliwe są do wykonania inne standardowo operacje, które zostały opisane w rozdziale "Modyfikacja/Wypełnianie sprawozdań".
Sposób usuwania sprawozdań została opisana w rozdziale "Usuwanie sprawozdania".